921

Ровно пять минут назад: 5 книг, которые научат все успевать

Лайма Кошман

Когда шутки про дедлайн перестают быть шутками, в сутках мучительно не хватает двадцать пятого часа, а «сделаю через 5 минут» плавно перетекает в «завтра точно сдам», каждый нет-нет да и задумывается о тайм-менеджменте. «Большая Деревня» и сеть книжных магазинов «Читай-город» нашли пять книг об управлении временем: рассказываем, как успевать больше, ничего не забывать и находить минуты на хобби и отдых.

«Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»

Реджина Лидс

Главная идея, которую можно вынести из книг по тайм-менеджменту, — проблемы с восприятием времени существуют только в вашей голове. Больше всего с этой идеей заморочилась Реджина Лидс: она предлагает годовой (!) план по наведению порядка в мыслях и жизни. Каждый этап будет начинаться с того, что вы разберетесь со внутренними тараканами, а потом приступите к активным действиям. По задумке Реджины, каждый месяц нужно посвятить решению одной глобальной проблемы. Названия глав говорят сами за себя: «Остановите бумажный поток», «Определите приоритеты», «Организуйте свой виртуальный мир». Также с читателя ежемесячно будут спрашивать как минимум по две полезные привычки — рабочую и домашнюю: например, внедрить в график пятиминутки отдыха или приучить себя заправлять постель.

Методика Реджины подойдет тем, кто хочет не просто совладать со временем, но и в целом начать смотреть на жизнь более осмысленно: вам придется полностью перестроить свой график, рацион и отношения с коллегами. Путь к борьбе с хаосом будет долгим (автор около десяти страниц отводит технике правильного разбора бумаг) и трудным (к концу книги Реджина, кажется, сама слегка устает от своих советов) — с другой стороны, это отличный способ внедрить порядок в жизнь постепенно, не силясь изменить все вокруг за раз.

Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи — любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:

• Убрать

• Категоризировать

• Организовать

Организовать

Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ — «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.

Убрать

Уборка — это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок — в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.

Категоризировать

Категории — основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда — макароны. И рассортировать таким образом можно все — от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.

Организовать

Последняя часть Волшебной формулы — организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их — стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.

«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Дэвид Аллен

Если бы в мире продуктивности вручали Оскар, его бы давно унес Дэвид Аллен, который считается экспертом по управлению времени и автором собственной методики «приведения дел в порядок». Она называется Getting Things Done — суть в том, чтобы перестать держать все дела в голове и наконец записать их в блокнот, а после — начать последовательно выполнять, разбивая большие задачи на короткие понятные шаги.

Книга рассказывает, как упорядочить задачи и выстроить их в порядке приоритетности, помогает составить максимально подробный список «напоминалок» о незавершенных делах, а также подсказывает, как не забросить все после первой неудачи. Дэвид, словно добрый дед, объясняет свою технику последовательно и участливо, приводит много историй из жизни, успокаивает читателя и разве что не треплет вас по затылку. Журнал Time назвал издание лучшей бизнес-книгой десятилетия, и кажется, не соврал — завалов после советов Аллена действительно становится меньше.

Основной процесс, который осваивают участники моих тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы (1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; (2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять; (3) организуем результаты, которые мы (4) рассматриваем в качестве альтернативных вариантов программы (5) действий. Перечисленные этапы составляют управление «горизонтальными» аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.

Принципиально метод достаточно прост и в целом отражает общее отношение к работе любого типа, но, как показывает мой опыт, большинство людей способно значительно усовершенствовать свою деятельность на каждом из пяти этапов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном во всей последовательности этапов, так что нужно уделять внимание всем пяти составляющим процесса и предъявлять к ним одинаково высокие требования. Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. Многие упорядочили свои проблемы, но не обработали сведения о них или не определили, какие шаги предпринять в направлении их решения. Некоторые принимают верные решения, касающиеся «рутины», накопившейся к данному моменту, но не могут воспользоваться достигнутыми успехами, будучи не в состоянии эффективно организовать результаты своих рассуждений. Еще одна группа людей придерживается надежной системы организации своих проблем, но не обращается к ней достаточно часто для того, чтобы она хорошо работала. Наконец, если какое-либо из описанных звеньев слишком слабое, то действия, которые индивидуум решит предпринять в конкретный момент, могут оказаться не лучшим выбором.

Чтобы все пять этапов осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику и задействовать специальные методы и инструменты. Я понял, что весьма полезно, а, может, и необходимо, разделять стадии между собой в процессе повседневной работы. Бывает так, что мне хочется только накапливать исходные сведения и не думать, как с ними поступить. Иногда у меня возникает желание поработать с заметками, сделанными на собрании. Сразу по возвращении из долгой поездки мне нужно упорядочить и организовать сведения, которые я собрал и обработал в дороге. Также бывают моменты, когда мне хочется проанализировать весь фронт работ или только некоторые задачи. И естественно, массу времени я провожу, просто делая то, что должно быть сделано.

Я обнаружил, что одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается перечислить «самые важные дела» в определенном порядке, отражающем их приоритетность и последовательность выполнения, и при этом не указывает почти никаких (или вообще никаких) конструктивных действий, которые собирается предпринять. Но если вы не решите, что следует сделать в связи с днем рождения вашей секретарши, потому что он «не так уж важен» на данный момент, то возникший незавершенный цикл будет отнимать у вас энергию и мешать вам надлежащим образом сосредоточиться на действительно важных делах.

«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Глеб Архангельский

Простите этой книге обложку, где Глеб Архангельский держит в руках плохо нарисованный руль: русскоязычная бизнес-литература, кажется, никогда не была настолько дельной. Архангельский, по сути, говорит о том же, о чем и Дэвид Аллен — но куда менее занудным языком и, что важно, с большим количеством поправок на российскую ментальность с ее «авось» и «и так сойдет».

Парадоксально, но книга о личной эффективности начинается с того, как организовать свой отдых: пока вы не научитесь отключать голову, не сможете как следует работать. Дальше Глеб даст тысячу и один совет по тому, как справляться с неприятными делами — он называет их «лягушками» и предлагает «съедать» по одной в начале дня, чтобы после спокойно заняться тем, что приносит радость. Впрочем, и тут не все так просто: Архангельский предлагает определить свою миссию и главную цель в жизни и строить каждый свой рабочий день как шаг на пути к этой цели. Для этого придется составить план дня, завести увесистый блокнот со списком дел, совладать с «кайросами» — удобными моментами, которые появляются слишком внезапно, и «подсадить» на тайм-менеджмент свое окружение. Ставим книге пятерку за легкость, простоту изложения — и действительно полезные советы.

При слове «планирование» русский человек инстинктивно поеживается. В подкорке и костном мозге у нас сидят советские «План — это закон», «К 7 Ноября — любой ценой!» и т.д. Еще планированию мешает «широкая русская душа», творческие порывы которой не так просто организовать. Мешает и «российское бездорожье и разгильдяйство», когда не выполняются обязательства, поезда не приходят вовремя, люди не перезванивают, когда обещали, и т.д.

Тем не менее в сроки укладываться как-то нужно. Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи, перезванивать именно тогда, когда обещал, — совершенно естественные «правила личной гигиены» для любого современного человека. Никому из нас не нужно объяснять, зачем ежедневно чистить зубы и принимать душ. То же самое касается и аккуратности в области времени.

Есть и хорошие новости. При слове «планирование» наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных особенностей и специфики вашей работы.

«Кайрос» — основа гибкого планирования

Выполнение многих задач не так просто запланировать. Например:

— «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рекламациями».

— «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза».

— «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний Интернет».

— «Если позвонит Петров из „Альфы“ — обсудить идею второго проекта».

Под каким часом записать эти задачи в ежедневнике, на какое время установить выпадающую напоминалку в Outlook или мобильном телефоне? Ведь напоминалка обязательно выскочит не во время звонка Петрова, а задача про автосервис будет много раз вычеркиваться в прошлых днях бумажного ежедневника и переноситься на следующие дни. Проще говоря, как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Вспомните свой рабочий день — сколько задач у вас привязано к жесткому «хроносу», а сколько — к гибкому «кайросу»?

Обычное жесткое планирование в ежедневнике или электронном календаре к управлению «кайросовыми» задачами не приспособлено. Мы не можем записать «кайросовую» задачу под четким временем в ежедневнике или поставить электронную напоминалку, т.к. не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.

Типичные контексты («кайросы»):

— Место: «в банке», «в автосервисе», «в Тверском филиале».

— Человек или группа людей: «вопросы к шефу», «при разговоре с Берлагой из «Геркулеса», «на заседании правления».

— Обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать», «во время прилива вдохновения».

— Обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении», «когда наконец примут закон о…».

Это лишь некоторые примеры наиболее часто встречающихся «кайросов». Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.

Новосибирская компания, занимающаяся отделкой помещений и евроремонтом. «У нас недавно случился „кайрос“ — в-одном из пригородов наводнение, все отсырело, многим нужно сделать ремонт.Мы быстро сориентировались и послали торговых представите лей…» — «Да, действительно, типичный пример «кайроса». «Глеб Алексеевич, скажите, а можно ли „кайросы“ как-то создавать, организовывать?»

В рамках Уголовного кодекса, конечно, можно. Ну и, как минимум, можно прогнозировать — связаться с какой-нибудь службой, прогнозирующей наводнения, и узнавать о возможном «кайросе» заранее.

«Легкий способ перестать откладывать дела на потом»

Нейл Фьоре

Если Архангельский посвящает неприятным делам-«лягушкам» пару страниц, то Фьоре — целую книгу. В фокусе работы психолога с 35-летним стажем — борьба с прокрастинацией и вечным желанием отложить дела до следующего тысячелетия. Рассказ начинается с объяснения, почему у нас есть миллион причин не выполнять задачи вовремя и ждать, пока «само рассосется». При этом автор не настаивает, что нужно браться и разгребать завалы прямо сейчас — вместо этого психолог советует разобраться, что вызывает отторжение, поверить, что вы можете изменить ситуацию — и, наконец, сделать это.

Затем Нейл делится способами преодолеть свой страх — например, приучить себя к мысли, что облажаться несмертельно, прокачать скилл концентрации, изменить отношение к неприятным делам и составить «антирасписание», которое поможет понять, как и на что вы отвлекаетесь. Все это — без нравоучений, с большим сочувствием к прокрастинаторам (то есть, всем нам) и, разумеется, историями из жизни — крайне поучительными.

Основная причина, по которой мы приобретаем какую-нибудь привычку, по мнению доктора Фредерика Канфера и доктора Джини Филипс, выраженного ими в книге Learning Foundations of Behavior Therapy, заключается в том, что даже самая дурная привычка ведет к вознаграждению. Прокрастинация снижает напряжение, отвлекая нас от того, что мы воспринимаем как источник боли или угрозы. Чем больше дискомфорта ожидается от работы, тем активнее вы будете стараться избежать ее и пытаться найти спасение в чем-то более приятном. И чем больше вы будете ощущать, что бесконечная работа лишает вас удовольствия, получаемого от свободного времени, тем активнее вы будете избегать ее.

В каком-то смысле мы ищем в откладывании дела способ временно уменьшить тревогу, связанную с его выполнением. Если выяснится, что работу, которую мы считали необходимой, делать на самом деле не нужно, мы чувствуем себя оправданными и получаем двойное вознаграждение за прокрастинацию. Получается, что мы не только использовали ее, чтобы совладать с нашими страхами, но еще и сберегли силы.

Существует множество ситуаций, в которых откладывание дел на потом вознаграждается и оказывается решением проблемы:

• Случайным образом отложенное скучное задание выполняет кто-то другой.

• Если выдолго откладываете покупку чего-то, тов конце концов дождетесь распродажи или эта вещь перестанет быть модной.

• Часто прокрастинация проходит безнаказанно: практически каждый вдетстве хоть раз переживал из-за того, что небыл готов к контрольной или экзамену, и все это нечеловеческое напряжение в одну секунду проходило, стоило услышать новость о том, что преподаватель заболел или по какой-то причине не нужно идти в этот день в школу, — все это учит вас прокрастинировать в надежде, что снова случится чудо.

• Взяв паузу, чтобы остыть, выизбежали серьезных размолвок сродителями, преподавателями, начальством или друзьями.

• Сложные ситуации иногда разрешаются сами, если дождаться дополнительной информации или положиться наволю счастливого случая и т. д.

Считается, что прокрастинация — скорее самостоятельная проблема, чем симптом возникновения других проблем. И, к сожалению, этот диагноз, вместо того чтобы направлять ваши усилия на разрыв цикла «давление — страх — прокрастинация», только ухудшает ситуацию, так как возлагает на вас вину за столь ужасную привычку. Окружающие в один голос твердят, что «вам нужно собраться; просто сделайте это».

И вы пробуете сотни разных методов, составляете списки, вырабатываете график, чтобы со скрипом заставить себя взяться за дело, но результаты оказываются неутешительными, потому что подобные методы атакуют прокрастинацию, а заодно и вас как ее источник, вместо того чтобы атаковать проблемы, которые привели к этому.

Когда мы идентифицируем свою ценность через работу («Я то, что я делаю»), то, естественно, не имея защитных психологических механизмов, очень неохотно идем на риск. Если вы считаете, что, осуждая вашу работу, люди на самом деле осуждают вас, тогда перфекционизм, самокритика и прокрастинация и становятся необходимыми формами защиты. Видя вашу нерешительность, мешающую взяться за дело или, наоборот, завершить начатое, человек, контролирующий вас, или члены семьи — зачастую из благих побуждений — начинают ободрять вас или, наоборот, давить, а то и угрожать. А когда возникает конфликт между вашими внутренними страхами допустить ошибку или оказаться несовершенным и внешними требованиями других людей, вы начинаете искать спасения в прокрастинации. И это может привести к разрушительному циклу.

Требования идеального результата → боязнь неудачи → ПРОКРАСТИНАЦИЯ → самокритика → беспокойство и депрессия → потеря уверенности → еще большая боязнь неудачи → ПРОКРАСТИНАЦИЯ →…

Прокрастинация не кладет начало этому поведенческому стереотипу. Она является лишь реакцией на перфекционистские или непомерные требования, а также на боязнь того, что даже маленькие ошибки вызовут разрушительную критику и станут причиной провала.

«Мастер времени. Что и когда надо делать, чтобы все и всегда успевать»

Брайан Трейси

Брайан Трейси — тот самый бизнес-гуру с натянутой улыбкой, который учит вас жизни с посылом «просто добейтесь успеха». Интонация «Мастера времени» сперва напрягает — приготовьтесь к позитивным восклицаниям, что мы живем в мире возможностей и призывам «эффективно отвечать на постоянные вызовы, которые бросают вам повседневные события».

Если же отбросить эти присказки, книга оказывается довольно дельной: Трейси дробит ее на короткие главы с конкретными и внятными советами. Из них не складывается никакой полноценной системы тайм-менеджмента, зато каждый по отдельности помогает решить одну небольшую проблему — например, высчитать, из чего на самом деле складывается ваш доход, перестать тратить время на пустые разговоры и научиться принимать решения быстро. Идеальное бизнес-чтение для поездок в маршрутке — коротко, ясно и без больших притязаний.

Используйте в своей работе закон трех дел. Он заключается в том, что, сколько бы дел вам ни было поручено, лишь три из них приносят до 90 процентов пользы как компании, так и вам самим.

Работая со своими клиентами, я нередко просил их составить список всех дел, которые они выполняют в течение недели или месяца. Как правило, их должностные обязанности включали в себя 20 или 30, а иногда и до 40–50 пунктов.

После этого я объяснял им, что только три дела из этого списка обеспечивают 90 процентов эффективности всей их работы, то есть ценность всех остальных выполняемых ими заданий составляет всего 10 процентов.

Ключ к повышению производительности заключается в том, чтобы выявить три самых важных дела и впредь посвящать себя исключительно им, игнорируя все остальные.

Начните с составления списка всех своих дел.

Для определения трех самых важных дел задайте себе три магических вопроса:

1. Если бы я имел возможность целый день заниматься только одним делом из этого списка, то какое из них, приносящее максимум пользы мне и компании, я бы выбрал?

Каким бы ни был ваш ответ, обведите его кружком.

2. Если бы я мог целый день заниматься только двумя делами из этого списка, то какое второе, приносящее максимум пользы моему бизнесу или работе, я бы выбрал?

Ответ на этот вопрос не так прост, как на первый, но обычно все же достаточно очевиден.

3. Если бы я мог целый день заниматься только тремя делами из этого списка, то каким бы было третье, приносящее больше всего пользы?

Определившись со всеми ответами, вы сами поразитесь тому, насколько эффективна данная формула. Если вы будете весь день заниматься только этими тремя делами, ваша карьера претерпит чудесные изменения.

Из закона трех дел вытекают четыре следствия:

1. Вы будете меньше работать. У вас никогда не возникнет аврала. Поскольку всех дел все равно не переделаешь, то для восстановления контроля над своей жизнью прекратите заниматься бесчисленным множеством разных мелочей.

2. Вы сможете сделать больше важных вещей. Занимайтесь только тремя делами, которые вывыбрали. Лишь полностью выполнив их, можете посвятить себя чему-то другому.

3. Вы сможете уделять важным делам больше времени (желательно весь день). Чем больше времени вына них отводите, тем продуктивнее ваша работа в глазах окружающих и тем счастливее вы сами.

4. Вы сможете совершенствоваться в своих главных занятиях. Это самая лучшая инвестиция в себя, на которую вы способны. Самосовершенствование позволяет резко повысить производительность и улучшить результаты, причем за меньшее время.